עבודה ועסקים

תבנית לסיכום פרויקט: מה תוכנן, מה קרה, ומה לוקחים הלאה

סיכום פרויקט נכתב בשביל הפרויקט הבא. התבנית הזו מבקשת מבמה מצגת שמשווה בין מה שתוכנן למה שקרה, מראה מה השתנה בזכות הפרויקט, ומנסחת את הלקחים כך שאפשר לפעול לפיהם.

צרו מצגת בחינם

מתחילים במסלול הבסיסי, ללא תשלום ובלי כרטיס אשראי.

מה יש במצגת

7 חלקים במבנה

המטרה
למה יצאתם לפרויקט, ומה הוגדר מראש כהצלחה.
מה נעשה
השלבים על ציר אחד, מהיום הראשון ועד המסירה.
תוכנית מול ביצוע
איפה עמדתם בלוח הזמנים ובתקציב, ואיפה חרגתם. בטבלה, בלי הסברים ארוכים.
התוצאות
המדדים שהפרויקט היה אמור להזיז, לפני ואחרי, זה לצד זה.
מה עבד
שתיים או שלוש החלטות שכדאי לחזור עליהן בפרויקט הבא.
מה היינו עושים אחרת
לקחים בניסוח של פעולה: מה עושים בפעם הבאה, לא מי אשם.
מה נשאר פתוח
משימות שלא נסגרו, מי אחראי על כל אחת, ועד מתי.

ההנחיה שהתבנית מתחילה ממנה

העתיקו אותה לתיבת ההנחיה בבמה והחליפו את הנושא והפרטים בשלכם. החלקים שהיא מבקשת הם המבנה של המצגת, ובמסך מבנה המצגת אפשר להוסיף, למחוק ולסדר אותם לפני שהשקופיות נוצרות.

מצגת סיכום פרויקט להנהלה ולצוות: מעבר של מוקד השירות למערכת פניות חדשה, שנמשך שלושה חודשים. מבנה: מטרת הפרויקט, מה נעשה בכל חודש, לוח הזמנים מול התוכנית, התוצאות לפני ואחרי, מה עבד טוב, מה היינו עושים אחרת, ומה נשאר פתוח ומי אחראי עליו.

מצגת אחת לדוגמה

כך יכולה להיראות מצגת כזו, בעיצוב אחד של במה. במצגת שלכם במה תבחר עיצוב ופריסה לכל שקופית לפי התוכן שלכם, כך שהיא לא תיראה בדיוק כך.

הטקסט והמספרים בשקופיות נכתבו להדגמה ולא מתארים אנשים או נתונים אמיתיים.

מה עוזר לסיכום פרויקט

החומר כבר קיים
הדביקו בהנחיה את סיכומי הפגישות או את מסמך הסיום, או העלו את טבלת המדדים כקובץ CSV. הסיכום ייבנה ממה שקרה אצלכם, ואתם בודקים כל מספר מול המקור.
לקח הוא משפט עם פועל
«תקשורת» היא לא לקח. «מעדכנים את המוקד שבוע לפני כל שינוי» הוא לקח. אם ראשי הפרקים יצאו כלליים, נסחו אותם מחדש לפני שהשקופיות נוצרות.
הסיכום נשאר אחרי הישיבה
מי שיתחיל פרויקט דומה בשנה הבאה לא ישב בחדר. הורידו את המצגת כקובץ PDF, או שמרו את הקישור לצפייה במקום שהצוות יודע לחפש בו.