איך להציג מצגת בביטחון: השעה שלפני, והרגע שבו שקף מתגלה כשגוי
רום טרגרמןפורסם:
ביטחון מול קהל נראה כמו שלושה דברים: אתם יודעים מה בשקף הבא, אתם מסתכלים על האנשים ולא על המסך, וטעות לא עוצרת אתכם. את שלושתם מכינים מראש. בשעה שלפני: עוברים על המצגת במחשב שממנו תציגו, מכינים עותק גיבוי, ואומרים בקול את הדקה הראשונה. כששקף מתגלה כשגוי, אומרים את התיקון בקול, ממשיכים, ומתקנים את הקובץ אחרי.
מה כותבים בהערות הדובר
מי שנראה בטוח בעצמו מול קהל הוא בדרך כלל מי שיודע מה עולה עכשיו. לכן בהערות של כל שקף כותבים משפט אחד: המשפט הראשון שתגידו כשהשקף עולה. לא את כל הטקסט. מי שקורא מהדף מפסיק להסתכל על האנשים, ומי שמחזיק רק את המשפט הראשון ממשיך משם לבד.
הוסיפו שורה שנייה רק בשקף שיש בו מספר. כתבו בה את המספר ואת המקור שלו, כדי שאם ישאלו מאיפה הוא, התשובה תהיה מולכם.
השעה שלפני ההצגה
גופן שהתחלף, תמונה שלא נטענת, מסך שלא מזהה את המחשב: את אלה תופסים לפני המילה הראשונה, או מגלים מול הקהל. סדר אפשרי לשעה האחרונה:
- 60 דקות לפני: פתחו את המצגת במחשב שממנו תציגו, במצב הצגה, ועברו על כל השקופיות. בדקו שהעברית מיושרת לימין, שהגופנים נכונים ושהתמונות עולות.
- 45 דקות לפני: הכינו גיבוי. קובץ PDF בטלפון או בדיסק נייד, כדי שאם המחשב נכשל, יהיה ממה להציג ממחשב אחר.
- 30 דקות לפני: חברו למסך או למקרן של החדר, ובדקו את השלט או את המקשים שאיתם תעברו בין השקופיות.
- 15 דקות לפני: אמרו בקול את הדקה הראשונה, מהמשפט הראשון ועד המעבר לשקף השני. אם הדקה הזאת יושבת, את ההמשך קל יותר למצוא.
- 5 דקות לפני: אמרו לעצמכם בקול שאתם מתרגשים. על זה בסעיף הבא.
הדקה הראשונה קלה יותר כשהקהל יודע לאן הולכים. שקף שאומר כמה חלקים יש וכמה זמן זה ייקח נותן לכם משפט פתיחה מוכן: «ארבעה חלקים, שעה, השאלות בסוף».
מה עושים עם הלחץ
העצה הנפוצה היא להירגע. במחקר שפורסם בכתב עת לפסיכולוגיה ניסויית נבדקה דרך אחרת: לקרוא ללחץ התרגשות. משתתפים שאמרו בקול שהם מתרגשים לפני משימה, ובהן נאום, הרגישו יותר התרגשות וביצעו טוב יותר ממשתתפים שניסו להירגע. המשימות נעשו במעבדה, אז זו לא הבטחה לגבי חדר ישיבות. אבל זה לוקח חמש שניות, ולא עולה דבר לנסות.
כששקף מתגלה כשגוי באמצע
הכלל: מתקנים בקול, במשפט אחד, וממשיכים. לא חוזרים לעריכה מול הקהל ולא מתנצלים שלוש פעמים.
| מה קרה | מה אומרים, לדוגמה | מה עושים אחרי |
|---|---|---|
| מספר שגוי בשקף | «המספר בשקף ישן. הנכון הוא 18 אחוז, ואשלח קובץ מתוקן.» | מתקנים בקובץ ושולחים למי שהיה בחדר |
| שגיאת כתיב בולטת | לא אומרים כלום וממשיכים | מתקנים לפני שהמצגת נשלחת |
| שקף לא במקום | «את זה נראה עוד רגע», ועוברים לשקף הנכון | בודקים את הסדר לפני ההצגה הבאה |
| המחשב או המקרן נכשלים | «נמשיך בעל פה בזמן שזה עולה» | מציגים מהגיבוי, או ממשיכים לפי הערות הדובר |
| שאלה שאין לכם תשובה עליה | «אין לי תשובה כרגע. אבדוק ואחזור אליכם עד מחר.» | רושמים את השאלה ואת השם, ועונים |
בכל השורות בטבלה אתם אומרים לקהל מה קורה, במקום להקליק בשקט מול מסך תקוע. משפט אחד מספיק.
להציג מצגת מבמה
בבמה הכפתור «הצגה» שואל מאיפה להתחיל: מההתחלה, מהשקופית הנוכחית, או בתצוגת מציג. בתצוגת מציג המסך שלכם מראה את השקופית שעל המסך, את הבאה אחריה, את הערות הדובר שלה ושעון שאפשר לעצור ולאפס. הקהל מקבל חלון נפרד, בלי הערות ובלי כלים. רווח או PageDown עוברים לשקופית הבאה, ו־PageUp חוזר אחורה.
חלון הקהל נפתח כחלון נפרד, ויש דפדפנים שחוסמים את זה. אם זה קורה, אשרו חלונות קופצים לאתר בסרגל הכתובת. זו עוד סיבה לפתוח את תצוגת המציג כבר 60 דקות לפני, ולא מול הקהל.
הגיבוי יוצא מאותה מצגת: ייצוא ל־PDF, או קובץ PowerPoint שבייצוא שלו בוחרים אם לכלול את הערות הדובר. ב־PDF הן לא נכללות. אחרי ההצגה מתקנים את הטקסט ישירות בשקופית, או יוצרים מחדש שקופית אחת בלי לגעת בשאר.
מציגים עבודה או סמינריון? בעמוד לסטודנטים יש את סדר השקופיות שמקובל בהצגה מול מרצה.
