נספח עיבוד מידע ללקוחות ארגוניים

עדכון אחרון: 17 בספטמבר 2026

הנספח הזה חל על ארגון שרוכש מסלול צוות או מסלול עסקי ומעלה לבמה מידע אישי על אנשים אחרים: לקוחות שלו, עובדים שלו, או כל אדם שאינו חבר בסביבת העבודה. הוא מתאר מה במה עושה במידע הזה, מה היא אינה עושה, ומה נשאר באחריות הארגון. הוא בנוי לפי רשימת הנושאים שתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) דורשות מהסכם עם גורם חיצוני שמקבל גישה למאגר, והוא כולל גם את הנושאים שברשימה הזו שאין להם היום כיסוי מלא, במקום להשמיט אותם.

1. על מה הנספח הזה חל

1.1 מתי הוא חל

הנספח חל מהרגע שארגון מעלה לבמה, או מזין לתוכה, מידע אישי על אדם שאינו חבר בסביבת העבודה שלו. שלוש דוגמאות: רשימת לקוחות שמודבקת לתוך הנחיה, טבלת עובדים שמועלית כקובץ, ותצלומים של אנשים שמועלים לספריית הנכסים. מידע על חברי סביבת העבודה עצמם, ומידע החשבון והחיוב של הארגון, מטופלים במדיניות הפרטיות ולא כאן.

אם הארגון אינו מעלה מידע אישי על אנשים אחרים, הנספח הזה אינו נדרש לו.

1.2 הצדדים

הצדדים לנספח הזה הם הארגון הרוכש ומפעילת במה. מפעילת במה היא מקודדים, עוסק מורשה 327924528, מרחוב בשארי סעדיה ויוסף 9, ראשון לציון. "במה" ו"מפעילת במה" הם אותו צד לאורך כל הנספח.

העסק מתנהל כעוסק יחיד. אין תאגיד ואין אישיות משפטית נפרדת, ולכן הצד לנספח הזה הוא רום טרגרמן, בעל העסק, המנהל אותו בשם "מקודדים". "עוסק מורשה" הוא מעמד רישום לצורכי מס ערך מוסף, ולא אמירה על צורת ההתאגדות; צורת ההתאגדות נאמרת כאן במפורש משום שהיא שקובעת מיהו הצד לנספח.

1.3 היחס לתנאי השימוש ולמדיניות הפרטיות

תנאי השימוש ומדיניות הפרטיות ממשיכים לחול במלואם. הנספח הזה מוסיף עליהם ואינו גורע מהם. בכל הנוגע למידע אישי שהארגון מעלה על אנשים אחרים, ובנקודה שבה הנספח הזה אומר דבר מפורש, הנספח גובר. במקרה של סתירה בין כל מסמך לבין זכות שהדין מקנה, הדין גובר.

1.4 מה הנספח הזה אינו

הוא אינו ייעוץ משפטי לארגון, אינו אישור שהארגון עומד בחובותיו, ואינו אישור שבמה עומדת בכל חובה שחלה עליה. סעיף 13 מרכז במקום אחד את הפערים שמפורטים לאורך הנספח.

2. תפקידי הצדדים לפי חוק הגנת הפרטיות

2.1 הארגון הוא בעל השליטה במאגר

בעל שליטה במאגר הוא מי שקובע, לבדו או יחד עם אחר, את מטרות עיבוד המידע. הארגון הוא שמחליט איזה מידע אישי על אנשים אחרים להעלות לבמה, לשם מה, ולכמה זמן להשאיר אותו שם. לכן הארגון הוא בעל השליטה במאגר לגבי המידע הזה, וחובות בעל השליטה שבחוק חלות עליו.

2.2 במה היא מחזיקה

מחזיק הוא גורם חיצוני לבעל השליטה שמעבד עבורו מידע. במה מקבלת את המידע, מאחסנת אותו ומבצעת בו את הפעולות שבסעיף 3.3 עבור הארגון, ולכן היא מחזיקה לגבי אותו מידע. חובות המחזיק שבחוק חלות עליה בזכות עצמן, לצד חובות הארגון.

2.3 מה נחשב עיבוד

עיבוד ושימוש בחוק הם כל פעולה במידע, ובכלל זה קבלה, איסוף, אחסון, העתקה, צפייה, גילוי, חשיפה, העברה, מסירה ומתן גישה. אחסון בלבד, וצפייה בלבד, הם עיבוד לכל דבר.

2.4 האחריות לאבטחה חלה על שני הצדדים

האחריות לאבטחת המידע שבמאגר חלה על בעל השליטה ועל המחזיק, על כל אחד מהם בנפרד. מסירת המידע לבמה אינה מעבירה את אחריות הארגון אל במה, ואינה גורעת מאחריות במה כמחזיקה.

2.5 שני סייגים לתחולת תקנה 15, ומה שעדיין אינו ידוע

תקנה 15 לתקנות אבטחת המידע היא התקנה שקובעת מה חייב להופיע בהסכם בין בעל מאגר לבין גורם חיצוני שמקבל גישה למאגר. שני סייגים שונים מצמצמים את תחולתה, ונהוג לבלבל ביניהם.

הסייג הראשון נוגע להתקשרות הזו: התקנה אינה חלה על התקשרות של בעל מאגר עם יחיד. מפעילת במה היא עוסק יחיד, כאמור בסעיף 1.2, ולכן הסייג הזה עשוי לחול. במה אינה נשענת עליו.

הסייג השני אינו נוגע להתקשרות הזו כלל, אלא למאגר של הארגון עצמו: הפרק בתקנות שקובע אילו חובות חלות על כל רמת אבטחה אינו מחיל את תקנה 15 על "מאגר המנוהל בידי יחיד". זהו מונח מוגדר, ותנאיו מצטברים: המאגר מנוהל בידי יחיד או בידי תאגיד בבעלות יחיד; רק אותו יחיד ולכל היותר שני בעלי הרשאה נוספים רשאים לעשות בו שימוש ובאפשרותם לעשות בו שימוש; יש בו מידע על פחות מ-10,000 אנשים; מטרתו העיקרית אינה איסוף מידע לצורך מסירתו לאחר כדרך עיסוק; ואין בו מידע שבעל המאגר כפוף בשלו לחובת סודיות מקצועית לפי דין או לפי עקרונות של אתיקה מקצועית.

לארגון שקורא את הנספח הזה, התנאי שנוגע למספר בעלי ההרשאה הוא הקובע. הסייג השני נבחן לפי המאגר של הארגון עצמו, ולכן התשובה לגביו אינה תלויה בצורת ההתאגדות של מפעילת במה. סעיף 4.3 מתאר שבסביבת עבודה משותפת כל חבר יכול לפתוח ולערוך כל מצגת בסביבה, כלומר לכל חבר יש גישה למידע מהמאגר, ולכן כל חבר הוא בעל הרשאה. ארגון שיש בו יותר משלושה אנשים עם גישה לסביבת העבודה נמצא מחוץ להגדרה, ותקנה 15 חלה עליו במלואה. הנספח הזה נכתב לפי רשימת הנושאים של תקנה 15 בכל מקרה.

3. המידע, המטרות והפעולות המותרות

3.1 איזה מידע במה מעבדת עבור הארגון

כל מידע אישי שחבר בסביבת העבודה מזין או מעלה: טקסט של הנחיות, קבצים שמצורפים ליצירה, תמונות שמועלות לספריית הנכסים, תוכן שקופיות והערות למציג, וכן תוכן שנשלף מכתובת של אתר ייחוס שהודבקה. במה אינה בוחרת מה יעלה לשם. היקף המידע נקבע כולו בידי הארגון.

3.2 המטרות המותרות

במה תעבד את המידע רק כדי לספק את השירות לארגון: לייצר, לשמור, להציג, לערוך ולייצא מצגות עבור סביבת העבודה, ולתמוך בהן. במה לא תשתמש במידע הזה למטרותיה שלה, לא תמכור אותו, לא תעביר אותו למפרסמים, ולא תשתמש בו כדי לפנות לאנשים שהמידע עליהם.

3.3 סוגי הפעולות

קבלה, אחסון, שמירת גרסאות, הצגה בממשק לחברי סביבת העבודה, שליחה לספק המודל לצורך יצירת התוכן, שליחה לספק אחסון הקבצים, שליחת ביטוי חיפוש אל ספק חיפוש תמונות, יצירת קבצי ייצוא, ומחיקה. פירוט מה כל ספק מקבל נמצא בסעיף 8.

3.4 מידע שאין להעלות

אין להעלות לבמה מידע בעל רגישות מיוחדת, ואין להעלות מידע מהסוגים שהתקנות מונות כמסווגים מאגר לרמת אבטחה גבוהה יותר. בכלל זה: מידע על צנעת חייו האישיים של אדם, מידע רפואי או על מצב נפשי, מידע גנטי, מזהה ביומטרי, מוצא, נטייה מינית, דעות פוליטיות או אמונות דתיות, עבר פלילי, נתוני שכר ופעילות פיננסית, ומידע שחלה עליו חובת סודיות שנקבעה בדין. הרשימה כאן מובאת כדוגמה ואינה מחליפה את הרשימות המלאות שבחוק ובתקנות.

הסיבה נאמרת כאן במפורש: המאגר של במה מסווג כמאגר המנוהל בידי יחיד, ובמה אינה מפעילה בקרות נוספות שמתאימות למידע מהסוג הזה. המשפט הזה אינו הצהרה שהארגון מתבקש לחתום עליה אלא הנחיה תפעולית וגילוי של מה שאין.

4. המערכות והגישה אליהן

4.1 המערכות שבמה ניגשת אליהן

יישום במה עצמו, בסיס הנתונים שלו, אחסון הקבצים שלו, יומני היישום אצל ספק האירוח, וקבצי הייצוא שנוצרים מהם. הגישה היא לרשומות של סביבת העבודה של הארגון בתוך המערכות האלה.

4.2 מי אצל במה יכול להגיע למידע

מסכי הניהול הפנימיים סגורים בפני מי שאינו מוגדר כמנהל. אלה המסכים: חיפוש משתמש, מצב מחיקות, התראות פתוחות, בקשות פרטיות, הודעות ביטול, תלונות על תוכן, אירועי אבטחה ושותפים. החיפוש נעשה לפי כתובת דואר אלקטרוני מדויקת, אין בו רשימה של כלל המשתמשים, והוא מציג שם, כתובת דואר אלקטרוני, מועד הצטרפות, תפקיד, מצב מנוי והיסטוריית זיכויים. מסלול קליטה לבקשות פרטיות אינו קיים ביישום: אין טופס ואין פעולה שיוצרת רשומת בקשה, ולכן מסך בקשות הפרטיות מציג מצב ריק, ואין שעון תגובה שמתחיל. בקשות מגיעות בפנייה, כאמור בסעיף 11.1. מתוכן המצגות מוצגת במסכים האלה רק כותרת של מצגת שדווחה בתלונה על תוכן, עם קישור אליה.

הצגה של רשומה באחד המסכים האלה נרשמת ביומן פעולות פנימי, עם זהות המנהל שצפה בה ומועד הצפייה.

מעבר לכך, למי שמפעיל את השירות יש גישה לבסיס הנתונים עצמו. במה אינה כותבת כאן מספר של בעלי הרשאה לפני שהוא נמסר.

4.3 מי בתוך הארגון רואה את המידע

בסביבת עבודה משותפת כל חבר יכול לפתוח ולערוך כל מצגת בסביבה, בלי קשר למי יצר אותה, ורשימת המצגות היא רשימת הסביבה כולה. כל חבר רואה גם את השם ואת כתובת הדואר האלקטרוני של שאר החברים.

הזמנות שנשלחו וטרם התקבלו נראות לבעלים ולמנהלים בלבד במסך ניהול הצוות. מי שמחזיק בקישור ההזמנה, מחובר לחשבון במה כלשהו ואינו האדם שהוזמן, רואה רק את שם המתחם (הדומיין) של הכתובת שהוזמנה, בלי הכתובת עצמה ובלי שם סביבת העבודה. הבדיקה שהכתובת מתאימה נעשית בשלב קבלת ההזמנה, כאמור בסעיף 6.2.

אין היום ביישום הגבלת גישה למצגת מסוימת בתוך סביבת עבודה. ארגון שמעלה מידע אישי שאינו מיועד לכל חברי הסביבה צריך להביא זאת בחשבון בבחירת מי מצורף לסביבה.

הסרת חבר מהסביבה מסיימת את חברותו ואת גישתו לכל המצגות שבסביבה, גם לאלה שהוא יצר; המצגות עצמן נשארות בסביבה. אין היום בשירות מסלול שבו חבר עוזב מיוזמתו, ולכן ההסרה בידי הארגון היא הכלי שיש לו לסיום הגישה של חבר.

5. משך ההתקשרות, הוצאת המידע והשמדתו

5.1 משך ההתקשרות

העיבוד נמשך כל עוד המידע נמצא בסביבת העבודה. מה קורה למנוי עצמו בסיום ההתקשרות מתואר בתנאי השימוש ובמדיניות הביטולים וההחזרים. המידע שהועלה אינו נמחק מאליו בשל סיום המנוי: תוכן החשבון והמצגות נשמר עד למחיקה, וההשבה וההשמדה בסיום ההתקשרות נעשות לפי סעיף 5.4.

5.2 הוצאת המידע מהשירות

הייצוא בשירות פועל ברמת החשבון: כל חבר בסביבת העבודה מוריד ממסכי ההגדרות קובץ עם המידע של החשבון שלו, ובכלל זה המצגות והתוכן שלהן ורשימת הקבצים שהועלו. הייצוא אינו כולל כל רשומה שנשמרת. מצגות אפשר גם לייצא כקובץ PowerPoint או PDF.

בקשה לקבל את כל תוכן סביבת העבודה במרוכז, בפורמט אחד ובפעולה אחת, תטופל בפנייה בכתובת שבסעיף 11.1. אין היום כלי בשירות שעושה זאת בלחיצה.

5.3 מחיקה

מחיקה בשירות פועלת ברמת החשבון. מחיקת חשבון מתבצעת מיד ואין תקופה שבה אפשר לשחזר אותה. המחיקה מתבצעת בכל מאגרי השירות בזה אחר זה, וכשאחד מהם נכשל הכישלון נרשם ומוצג במסך הפנימי שמראה מחיקות שלא הושלמו. שתי התנהגויות שארגון צריך לדעת עליהן מראש:

• בעלים של סביבת עבודה שיש בה עוד אנשים אינו יכול למחוק את חשבונו בעצמו עד שיעביר בעלות או יסיר את שאר החברים. בעלים שאין באפשרותו לעשות זאת יכול לפנות בכתובת שבסעיף 11.1.
• כשחבר צוות מוחק את חשבונו בזמן שהוא חבר בסביבה, המצגות שיצר בה, יחד עם הקבצים, ערכות העיצוב והגופנים שהן משתמשות בהם, עוברות לחבר אחר בה ואינן נמחקות איתו. זו התנהגות מכוונת, שנועדה למנוע מחבר שעוזב למחוק את תוכן הארגון. ההנחיות שהחבר כתב ליצירת תמונות נמחקות עם החשבון.

אין היום בשירות פעולה שמוחקת סביבת עבודה שלמה. מחיקה של מידע ספציפי, ומחיקה בסיום ההתקשרות, מתבצעות לפי בקשה בכתובת שבסעיף 11.1.

5.4 השבת המידע והשמדתו בסיום ההתקשרות

תקנה 15 דורשת שההסכם יקבע ארבעה דברים: את משך ההתקשרות, את אופן השבת המידע לידי הבעלים בסיומה, את השמדתו מרשות הגורם החיצוני, ואת הדיווח על ההשמדה. משך ההתקשרות נקבע בסעיף 5.1. שלושת האחרים נקבעים כאן, והם חלים על במה עצמה:

• אופן ההשבה: בסיום ההתקשרות, ולפי בקשה בכתב של הארגון, במה תמסור לארגון את תוכן סביבת העבודה. עד שיהיה בשירות ייצוא מרוכז, ההשבה נעשית מהייצוא שברמת החשבון שמתואר בסעיף 5.2, בתוספת השלמה ידנית של מה שאינו נכלל בו.
• ההשמדה: לאחר ההשבה, או מיד אם הארגון הודיע בכתב שאין לו צורך בהשבה, במה תמחק את תוכן סביבת העבודה מבסיס הנתונים של השירות ומאחסון הקבצים שלו.
• הדיווח: במה תמסור לארגון אישור בכתב שמפרט מה נמחק, מאיזה מאגר, ומה לא ניתן היה לאשר. הדיווח נדרש בתקנה בפני עצמו, ולא רק עצם המחיקה.

מועד קצוב להשלמת ההשמדה ולמסירת הדיווח טרם נקבע, והוא רשום בסעיף 13 כפער. סעיף 5.5 מתאר מה אי אפשר לאשר היום אצל ספקי המשנה.

5.5 השמדה אצל ספקי המשנה

חובת ההשמדה שבסעיף 5.4 חלה על במה. השמדה אצל ספקי המשנה מגיעה להסכם בדרך אחרת: תקנה 15 דורשת שכל נושאיה ייכללו גם בהסכם מול ספק המשנה, וסעיף 8.5 מתאר שהדבר הזה אינו קיים היום. בנוסף לכך, מידע שנמחק נשאר בגיבוי היומי של ספק בסיס הנתונים עד שהגיבוי פג.

לכן כל אמירה על השמדה תהיה מוגבלת למה שנמחק בבסיס הנתונים ובאחסון הקבצים של השירות, ותימסר ככזו.

6. אבטחת המידע

6.1 מה הדין מחייב

חובות אבטחת המידע של המחזיק חלות על במה בזכות עצמן. תקנה 15 דורשת שההסכם יקבע כיצד הן מיושמות, וכן כל הנחיה נוספת בעניין אמצעי אבטחה שקובע בעל המאגר.

6.2 מה קיים היום

• כתובות דואר אלקטרוני שנכתבות ליומנים דרך רכיב היומן של היישום מוחלפות בגיבוב, כלומר בערך מחושב שמחליף את הכתובת ומאפשר לזהות שתי שורות שנוגעות לאותה כתובת בלי לכתוב אותה במפורש. הערך שמשמש לחישוב הגיבוב נקבע בהגדרת הפריסה; אם אינו מוגדר, נוצר לו ערך אקראי לכל תהליך.
• שני סייגים לשורה שלמעלה, ושניהם חשובים: הגיבוב אינו הצפנה ואינו חתימה קריפטוגרפית, ולגבי נתון קצר וצפוי כמו כתובת דואר אלקטרוני אין להתייחס אליו כאל אנונימיזציה; וקיימות ביישום כתיבות ליומן שאינן עוברות דרך רכיב היומן כלל, ולכן אינן מוחלפות. הסייג השני מפורט בסעיף 6.3.
• אסימוני ההזמנה לסביבת עבודה נשמרים כגיבוב בלבד ברשומות שנוצרו לאחר המעבר. עמודת האסימון הישנה, בטקסט גלוי, עדיין קיימת ברשומות ישנות יותר והיא בהליך הסרה.
• קבלת ההזמנה לסביבת עבודה מחייבת שכתובת החשבון המתחבר תתאים לכתובת שהוזמנה.
• ההודעות שמגיעות מחברת הסליקה נבדקות בחתימה לפני שהן מטופלות.
• הגישה לשירות מחייבת התחברות לחשבון, ומסכי הניהול הפנימיים סגורים בפני מי שאינו מנהל.
• הפניות היוצאות מהשירות אל הספקים החיצוניים נעשות בכתובות https.
• קיים מנגנון התראות תפעוליות. כל התראה נכתבת כרשומה במסד הנתונים ונרשמת ביומן, והתראה שסיווגה חמור נשלחת גם בדואר אלקטרוני לכתובת ההתראות של המפעילה.
• ריבוי כשלים בהתחברות לאותו חשבון בתוך חלון זמן קצר נספר ברשומות עמידות ומעלה התראה שסיווגה חמור. מה שנשמר לצורך הספירה הוא גיבוב של הכתובת ולא הכתובת עצמה.
• קיים נוהל כתוב לטיפול באירוע אבטחה, ובו סולם חומרה וסדר פעולות.

6.3 מה אינו קיים היום

• אין נוהל אבטחת מידע כתוב במובן שתקנות אבטחת המידע מגדירות. המסמך הציבורי בנושא אבטחה מיועד לחוקרי אבטחה ואינו הנוהל הזה.
• הצפנת המידע השמור: לא נרשמה עמדה, ואין הצפנה ברמת היישום מעל שכבת הספק. פרט לגיבובים שנזכרו בסעיף 6.2, המידע שמור בעמודות רגילות.
• הצפנת המידע בהעברה: תקנה 14(ב) מחייבת שהעברת מידע מהמאגר ברשת ציבורית או באינטרנט תיעשה בשיטות הצפנה מקובלות, וזו חובה שחלה בכל רמות האבטחה. הפניות היוצאות מהשירות אל הספקים נעשות בכתובות https, כאמור בסעיף 6.2, והשירות עצמו מוגש לדפדפן בידי ספק האירוח בחיבור מוצפן. הצפנת החיבור בין ספק האירוח לבסיס הנתונים לא נבדקה במסגרת הזו, ולכן במה אינה קובעת כאן שהתנאי מתקיים מקצה לקצה.
• הגנה מפני חדירה ואימות של מתחבר מרחוק: תקנה 14(א) ותקנה 14(ג) חלות באותה מידה ובכל רמות האבטחה. הגישה לשירות מחייבת התחברות לחשבון, אך לא נרשמה עמדה בכתב על אמצעי ההגנה מפני חדירה לפני חיבור המערכות לרשת ציבורית, ולא על אמצעי הזיהוי והאימות של גישה מרחוק לבסיס הנתונים של הייצור.
• חלק מהכתיבות ליומן ביישום נעשות ישירות ולא דרך רכיב היומן, ולכן אינן עוברות את ההחלפה שבסעיף 6.2. שורות כאלה עשויות לכלול שמות של מצגות וקטעי תוכן, והן מגיעות ליומנים אצל ספק האירוח. זהו פער ידוע שנמצא בהליך סגירה.
• מסירת ההתראות שבסעיף 6.2 אינה ודאית. התראה שסיווגה אזהרה אינה נשלחת בדואר בשום מקרה, ושליחת הדואר תלויה במסלול שליחת הדואר שמוגדר בסביבה החיה; כשהשליחה נכשלת, ההתראה נשארת רשומה במסד הנתונים בלבד. שירות ניטור תקלות אינו מופעל היום. לכן אי אפשר לומר כאן שהתראה מגיעה בוודאות לערוץ שאדם עוקב אחריו.
• מנגנון ההתראות מודד כשלים תפעוליים של המערכת עצמה. הוא אינו מזהה חדירה, דליפה או עיון בלתי מורשה, ואין לצדו ניטור אבטחה.
• אין ביישום יומן גישה שהארגון יכול לקרוא, ופתיחת מצגת אינה נרשמת. שינויי חברות בסביבת עבודה שבעלים או מנהלים מבצעים נרשמים ביומן הפעולות הפנימי.
• ספק בסיס הנתונים מבצע גיבוי יומי. מחיקה אינה מסירה מידע מגיבוי קיים, והמידע נמחק ממנו כשהגיבוי פג.

6.4 הנחיות נוספות שהארגון קובע

ארגון רשאי לקבוע בכתב הנחיות נוספות בעניין אמצעי אבטחה. במה תשיב בכתב על כל הנחיה כזו ותאמר במפורש מה היא יכולה ליישם, מה היא אינה יכולה ליישם, ומה תלוי בספק חיצוני. במה לא תאשר הנחיה שאין לה כיסוי בפועל.

7. בעלי הרשאה וסודיות

כל בעל הרשאה מטעם במה יחתום, לפני מתן הגישה, על התחייבות לשמור על סודיות המידע, להשתמש בו רק לפי הנספח הזה, וליישם את אמצעי האבטחה שנקבעו. בעל הרשאה, לעניין הסעיף הזה, הוא כל אדם שיש לו גישה לאחד מאלה: מידע מהמאגר; מערכות המאגר; או מידע או רכיב הנדרש לצורך הפעלת המאגר או לצורך גישה אליו. ההגדרה כוללת גם מי שמחזיק פרטי גישה לבסיס הנתונים או לתשתית ואינו קורא בהם רשומה. ההתחייבות תישמר ותוצג לארגון לפי בקשה.

8. ספקי משנה

8.1 מי מקבל את התוכן שהארגון מעלה

שלושה ספקים מקבלים את התוכן עצמו:

לגבי ספק המודל: מזהה משתמש, כתובת דואר אלקטרוני, מזהה ארגון, מזהה מצגת וכתובת IP מוחרגים מהמטען היוצא בהתאם להגדרה פנימית שכל בונה הנחיה מיישם בנפרד. אין מסנן אחד בזמן ריצה שמסיר אותם, וההחרגה מאומתת בבדיקה אוטומטית עבור מסלול אחד בלבד, בניית מבנה המצגת. מסלול כתיבת המצגת ומסלול בחירת העיצוב אינם מכוסים באותה בדיקה. פער הכיסוי הזה רשום בסעיף 13.

8.2 מי מקבל מידע שנגזר מהתוכן או מהשימוש

מעבר לשלושת האלה, שני מקבלים נוספים אינם מקבלים את התוכן שהועלה, אך מקבלים ממנו נגזרות או מידע הנוגע לשימוש:

שליחת הדואר נעשית דרך Google Workspace.

רשימת ספקי המשנה המלאה מתועדת אצל במה ותימסר לארגון לפי בקשה. מדיניות הפרטיות מונה את ספקי המשנה בשמם.

8.3 ההודעה על שליחת התוכן לספק המודל

לפני היצירה הראשונה בחשבון מוצגת לחבר הסביבה הודעה חד-פעמית שתוכן המצגות וההנחיות נשלחים לעיבוד אצל ספק המודל. זו הודעה ולא הסכמה, והיא ניתנת לכל חשבון בנפרד.

ההודעה נאכפת בשרת בשני המסלולים ששולחים את תוכן המצגת לספק המודל ליצירת מצגת, והם מסרבים לפעול בלעדיה. מסלול בחירת העיצוב אינו בודק את ההודעה בעצמו; הוא מסתמך על כך שהמצגת עברה אחד משני המסלולים האלה. זו הסתמכות על מבנה המערכת, ולא בקרה נאכפת בכל מסלול.

8.4 אישור מראש ושינויים

הרשימות שבסעיפים 8.1 ו-8.2 הן הרשימות שהארגון מאשר בהתקשרות, והן נגזרות מרשומת ספקי המשנה שמתוחזקת אצל במה. במה תודיע לארגון בכתב לפני שתוסיף ספק משנה חדש שמקבל מידע שהארגון מעלה או מידע שנגזר ממנו, ולפני שתחליף ספק כזה. ארגון שאינו מסכים לתוספת רשאי לסיים את ההתקשרות בלי קנס. אין היום במוצר מנגנון שמזכיר את ההודעה הזו ואין רישום של מה נמסר לאיזה ארגון; ההודעה נשענת על מעקב ידני, כאמור בסעיף 10.2.

8.5 גלגול התנאים לספק המשנה

תקנה 15 דורשת שכל הנושאים שבה ייכללו גם בהסכם מול ספק משנה. במה אינה יכולה לומר היום שהתנאים האלה מגולגלים לספקי המשנה: ההתקשרות מולם היא בתנאים הסטנדרטיים שלהם, ולא נערכה מולם בדיקה של הנושאים האלה אחד-אחד.

8.6 מצב הסכמי עיבוד המידע

במה מנהלת רשומה פנימית של מקבלי המידע, ובה גם מצב ההתקשרות מול כל אחד מהם. הרשומה מבחינה בין "טרם נבדק" לבין "נבדק ואין", ואין לערבב את השניים. נכון למועד הכנת הנוסח הזה:

• מול ספק בסיס הנתונים חלים תנאי עיבוד המידע הסטנדרטיים שלו.
• מול ספק המודל חלים תנאי עיבוד המידע הסטנדרטיים שלו. לפי התנאים האלה התוכן אינו משמש לאימון מודלים, ויומני ניטור שימוש לרעה נשמרים אצלו עד 30 יום. אחסון הקבצים נעשה אצל ספק בסיס הנתונים, בתנאים שבשורה הקודמת.
• מול ספקי חיפוש התמונות נבדק ואין הסכם עיבוד מידע, ומדינת האחסון שלהם לא אומתה. הם מקבלים ביטוי חיפוש מהשרת, ואת כתובת ה-IP ופרטי הדפדפן של מי שמציג שקופית עם תמונה מהם, כמפורט בסעיף 8.2, ולא מידע אישי שהארגון העלה.
• מול ספק הדואר ומול ספק האירוח חלים תנאי עיבוד המידע הסטנדרטיים שלהם.

9. העברת מידע אל מחוץ לישראל

9.1 היכן המידע נמצא

בסיס הנתונים והאימות מתארחים באזור eu-central-1, כלומר בפרנקפורט שבגרמניה. שם נמצאים המצגות, ההנחיות ורשומות החשבון.

הקבצים שמועלים לשירות נשמרים באחסון פרטי באותו פרויקט אצל אותו ספק, ולכן באותו אזור. ספק האירוח הוא Vercel, והשרתים שמריצים את השירות נמצאים באזור iad1, וושינגטון די.סי., ארצות הברית. סעיף 9.3 חל גם על ספק האירוח.

9.2 מה הדין דורש

העברת מידע ממאגר בישראל אל מחוץ לגבולותיה אסורה, אלא אם דין מדינת היעד מבטיח רמת הגנה שאינה נמוכה מזו שבדין הישראלי, או אם מתקיים אחד התנאים שבתקנות ההעברה. שני התנאים המעשיים הם הסכמה מדעת של האדם שהמידע עליו, או התחייבות בהסכם של מקבל המידע לקיים את התנאים החלים על מאגר בישראל, בשינויים המחויבים. בנוסף לכל אחד מהם, ובכל מקרה, נדרשת התחייבות בכתב של מקבל המידע שהוא נוקט אמצעים מספיקים להגנת הפרטיות ושהמידע לא יועבר לאדם אחר, באותה מדינה או במדינה אחרת.

9.3 המצב היום

בסיס הנתונים יושב בגרמניה, מדינה חברה באיחוד האירופי. במה מעבירה אליה את המידע על בסיס רמת ההגנה שדין האיחוד מבטיח, ועמדתה היא שהסכם עיבוד המידע של הספק כולל את ההתחייבות בכתב שהתקנות דורשות.

הכלל אינו ייחודי לבסיס הנתונים: הוא חל על כל העברה של מידע אישי אל מחוץ לישראל, ובכלל זה לספק האירוח, למי שמקבל את התוכן לצורך יצירת המצגת, לספק הדואר, ולספקי חיפוש התמונות. מול הספקים האחרים חלים תנאי עיבוד המידע הסטנדרטיים שלהם, והנספח אינו טוען לגביהם יותר מזה.

9.4 משמעות הדבר לארגון ולבמה

המידע יוצא ממאגר שהארגון הוא בעל השליטה בו. חובת ההתחייבות בכתב שבתקנות מוטלת על בעל המאגר, כלומר על הארגון בזכות עצמו, ואינה מסתיימת בכך שבמה היא זו שמפעילה את השירות. הנקודה נאמרת כאן כדי שארגון לא יסתמך על הנספח הזה כאילו הוא פותר לו את הסוגיה. הארגון רשאי להסתמך על המצב שסעיף 9.3 מתאר, אך ההכרעה אם הוא מספיק לצרכיו היא של הארגון.

האיסור עצמו רחב מחובת ההתחייבות: הוא חל על כל אדם שמעביר מידע ממאגר בישראל אל מחוץ לגבולותיה או שמאפשר את העברתו, ובכלל זה על במה עצמה. החובה חלה אפוא על שני הצדדים, ולא רק על הארגון.

10. אירוע אבטחה ודיווח תקופתי

10.1 הודעה על אירוע אבטחה

במה תודיע לארגון, בלי דיחוי, על אירוע אבטחה שנוגע למידע שהארגון העלה, מרגע שנודע לה עליו. ההודעה תכלול את מה שידוע באותו שלב: מה קרה, איזה מידע מעורב, מה נעשה, ומה עוד לא ידוע.

יש לומר במפורש מה עומד מאחורי ההתחייבות הזו, כדי שהארגון לא יקרא לתוכה יותר ממה שיש בה.

במערכת יש מנגנון התראות תפעוליות, כמתואר בסעיף 6.2: כל התראה נכתבת ונרשמת, והתראה שסיווגה חמור נשלחת גם בדואר אלקטרוני לכתובת ההתראות של המפעילה. המסירה בדואר אינה ודאית, כאמור בסעיף 6.3, ולכן במה אינה קובעת כאן שההתראה אכן מגיעה לאדם.

מה שהמנגנון מודד הוא כשלים תפעוליים של המערכת עצמה, ובכללם ריבוי כשלים בהתחברות לאותו חשבון בתוך חלון זמן קצר. הוא אינו מזהה חדירה, דליפה או עיון בלתי מורשה: אין ביישום רישום של פתיחת מצגת או של עיון בתוכן, כאמור בסעיף 6.3. לכן הגילוי של אירוע אבטחה מסתמך בפועל גם על צפייה של אדם ועל הודעה שמגיעה מספק, ובמה לא תתאר את זמן הגילוי שלה כמהיר יותר ממה שהמצב הזה מאפשר.

10.2 דיווח שנתי

אחת לשנה תמסור במה לארגון, בכתב, דיווח על אופן ביצוע חובותיה לפי תקנות אבטחת המידע ולפי הנספח הזה: מי היו בעלי ההרשאה, אילו ספקי משנה קיבלו מידע, אילו אירועי אבטחה היו אם היו, כיצד יושמו חובות אבטחת המידע שחלות על מחזיק, ומה השתנה במצב שמתואר בסעיפים 6.2, 6.3 ו-8.6. הדיווח יימסר גם אם לא השתנה דבר. תקנה 15 היא שדורשת שההסכם יקבע דיווח כזה, ולכן הוא אינו ניתן לוויתור בלי לצאת מגדר התקנה.

יש לומר גם מה תומך בהתחייבות הזו. אין היום במוצר מנגנון שמזכיר את המועד, אין יומן מועדים, ואין רישום של אילו ספקי משנה נמסרו לאיזה ארגון. הדיווח השנתי, ההודעה מראש שבסעיף 8.4, התשובות בכתב שבסעיפים 6.4 ו-12.3 והדיווח על ההשמדה שבסעיף 5.4 נשענים כולם על מעקב ידני של המפעילה.

10.3 דיווח לרשות והודעה לאנשים

לפי הפרק בתקנות שקובע אילו חובות חלות על כל רמת אבטחה, החובה לדווח לרשות להגנת הפרטיות על אירוע אבטחה חמור חלה על מאגרים ברמת אבטחה בינונית וגבוהה בלבד. אם על המאגר של הארגון חלה חובה כזו, הדיווח לרשות הוא של הארגון, ובמה תמסור לו את המידע שברשותה כדי שיוכל לעמוד בה.

באותה תקנה נקבע גם שהרשות רשאית להורות לארגון, לאחר התייעצות עם ראש מערך הסייבר הלאומי, להודיע על האירוע לאדם שהמידע עליו ועלול להיפגע ממנו. חובה ישירה להודיע לאנשים עצמם אינה קיימת בתקנות אלא אם ניתנה הוראה כזו. נוסח התקנה מדבר על "הרשם", תפקיד שתיקון לחוק החליף, והאזכור כאן הוא לרשות להגנת הפרטיות.

11. זכויות האנשים שהמידע עליהם

11.1 לאן פונים

פנייה בעניין הנספח הזה, ובכלל זה בקשה של אדם בנוגע למידע עליו, נשלחת לכתובת office@bama-slides.com. אם הפנייה נוגעת למידע שארגון העלה, במה תעביר אותה לארגון ולא תענה במקומו.

לכלל הזה יש חריג שהחוק קובע: אדם שהוא תושב חוץ רשאי לפנות בבקשה לתיקון או למחיקה אל המחזיק, כלומר אל במה. פנייה כזו תטופל בידי במה עצמה, לאחר שתודיע עליה לארגון.

11.2 מה במה עושה

כל אדם זכאי לעיין במידע האישי שמוחזק עליו, והחובה לאפשר עיון - בעברית, בערבית או באנגלית - חלה על בעל השליטה, כלומר על הארגון. מי שעיין ומצא כי המידע אינו נכון, אינו שלם, אינו ברור או אינו מעודכן, רשאי לבקש את תיקונו או את מחיקתו; כשבעל השליטה נענה לבקשה, על המחזיק לבצע את התיקון אצלו.

במה תפעל לפי הוראה בכתב של הארגון בעניין עיון, תיקון או מחיקה של מידע שהארגון העלה, וכן לפי צו של בית משפט שמורה על תיקון, בהתאם לסעיף 14(ד) לחוק; ותאשר לארגון בכתב מה בוצע. במה אינה מתחייבת כאן לזמן תגובה שאינה יכולה למדוד: אין היום מערכת שסופרת את הזמן מרגע קבלת הבקשה. ככל שנקבעה תקופת תגובה בתקנות שהותקנו לפי סעיף 13(ד) לחוק, היא מחייבת בכל מקרה, והנספח הזה אינו גורע ממנה.

11.3 מה נשאר אצל הארגון

שלושה דברים נשארים אצל הארגון ואינם עוברים לבמה:

• ההודעה שהחוק מחייב למסור לאדם שפונים אליו כדי לקבל ממנו מידע אישי. החובה הזו חלה על מי שפונה אל האדם, כלומר על הארגון.
• הבסיס לעיבוד המידע ולהעלאתו לשירות חיצוני, ובכלל זה הבסיס להעברה שבסעיף 9.
• ההחלטה איזה מידע להעלות, לכמה זמן, ולמי בסביבת העבודה תהיה גישה אליו.

הסעיף הזה מחלק אחריות בין הצדדים. הוא אינו הצהרה שהארגון מתבקש לאשר בחתימה.

12. בחינת סיכונים, נוהל האבטחה ופיקוח

12.1 בחינת הסיכונים לפני ההתקשרות

תקנה 15 מטילה על בעל המאגר לבחון את סיכוני אבטחת המידע שבהתקשרות לפני שהיא נעשית. הבחינה הזו היא של הארגון. במה תמסור לצורכה, בכתב ולפי בקשה, את המידע שבסעיפים 4, 6, 8 ו-9, ותשיב על שאלות נוספות בכתב.

12.2 נוהל האבטחה של הארגון

תקנה 15 דורשת גם שבעל המאגר יפרט בנוהל האבטחה שלו את הנושאים המנויים בפסקאות (א) עד (ה) שבה, ויפנה בו במפורש להסכם הזה ולנוהל האבטחה של הגורם החיצוני. ההתאמה בין אותן פסקאות לבין הסעיפים כאן היא זו:

• (א) המידע שמותר לעבד ומטרות השימוש המותרות בו: סעיפים 3.1 ו-3.2.
• (ב) מערכות המאגר שמותר לגשת אליהן: סעיף 4.1.
• (ג) סוג העיבוד או הפעולה שמותר לעשות: סעיף 3.3.
• (ד) משך ההתקשרות, אופן ההשבה, ההשמדה והדיווח עליה: סעיפים 5.1 עד 5.5.
• (ה) אופן יישום חובות אבטחת המידע וההנחיות הנוספות: סעיף 6.

ההפניה השנייה, זו שאל נוהל האבטחה של הגורם החיצוני, אינה אפשרית היום: אין לבמה נוהל אבטחת מידע כתוב במובן הזה, כאמור בסעיף 6.3. ארגון שנדרש לעמוד בתקנה 15 צריך לדעת זאת לפני ההתקשרות ולא אחריה.

12.3 אמצעי בקרה ופיקוח

תקנה 15 מטילה על בעל המאגר לנקוט אמצעי בקרה ופיקוח על עמידת הגורם החיצוני בהוראות ההסכם ובהוראות התקנות, ולא רק בהסכם. כדי שהארגון יוכל לעשות זאת, במה תמסור: את הדיווח השנתי שבסעיף 10.2, תשובות בכתב לשאלות סבירות בנושא אבטחה ועיבוד, ועדכון על כל שינוי בסעיפים 3.3, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2 ו-9.1.

במה אינה מתחייבת כאן לביקורת חיצונית תקופתית, ואינה עורכת ביקורת כזו היום. אין ביישום יומן גישה שאפשר להעמיד לרשות הארגון, כאמור בסעיף 6.3. הסדר פיקוח רחב מזה, אם הארגון נדרש לו, טעון הסכמה נפרדת.

12.4 מסמך הגדרות המאגר

בנוסף לתקנה 15, תקנה 2 מחייבת כל בעל מאגר, בכל רמת אבטחה ואף במאגר המנוהל בידי יחיד, להחזיק מסמך הגדרות מאגר כתוב. שניים מפרטיו נענים מהמידע שבנספח הזה, ולא ממקור אחר שיהיה בידי הארגון: פרטי ההעברה אל מחוץ לישראל, ובכלל זה מטרת ההעברה, ארץ היעד, אופן ההעברה וזהות הנעבר (סעיפים 9.1, 8.1 ו-8.2), ופעולות עיבוד המידע באמצעות מחזיק (סעיפים 3.3, 8.1 ו-8.2). המסמך טעון עדכון בכל שינוי משמעותי, ולכן סעיף 12.3 קובע שבמה תעדכן את הארגון בכל שינוי בסעיפים האלה.

13. ריכוז הפערים, במקום אחד

הרשימה הזו מרכזת את הפערים שפורטו למעלה, כדי שארגון יידע מה הוא מקבל ומה לא, ולא כדי להסתיר זאת בין השורות. כל פריט מפורט במקומו, והפניה לסעיף מופיעה בסופו.

• להעברה לגרמניה יש בסיס, כאמור בסעיף 9.3. לגבי ספק האירוח, ספק המודל וספק הדואר לא נקבע בסיס לפי הדין הישראלי ולא התקבלה מהם ההתחייבות בכתב שהתקנות דורשות. האיסור שבתקנות חל גם על במה עצמה. סעיף 9.
• תנאי תקנה 15 אינם מגולגלים לספקי המשנה, ולא נבדק מולם אילו מהם כלולים בתנאיהם הסטנדרטיים. סעיף 8.5.
• לא נקבע מועד קצוב להשמדת המידע מרשות במה בסיום ההתקשרות ולמסירת הדיווח עליה, ותקנה 15 דורשת את שניהם. סעיף 5.4.
• אי אפשר לאשר השמדה מלאה של המידע אצל ספקי המשנה ולדווח עליה. סעיף 5.5.
• אין נוהל אבטחת מידע כתוב, ולכן ההפניה אליו שהתקנה דורשת מהארגון אינה אפשרית. סעיפים 6.3 ו-12.2.
• לא נרשמה עמדה בנושא הצפנת המידע השמור, ולא נקבע כאן שההצפנה בהעברה מתקיימת מקצה לקצה. סעיף 6.3.
• חלק מהכתיבות ליומן אינן עוברות את החלפת הכתובות שבסעיף 6.2, והן עשויות לכלול שמות של מצגות וקטעי תוכן שמגיעים ליומני ספק האירוח. סעיף 6.3.
• החרגת המזהים מהמטען שנשלח לספק המודל מאומתת בבדיקה עבור מסלול אחד בלבד; מסלולי המודל האחרים אינם מכוסים בה. סעיף 8.1.
• ההודעה שלפני היצירה הראשונה נאכפת בשני מסלולי היצירה בלבד; מסלול בחירת העיצוב אינו בודק אותה בעצמו. סעיף 8.3.
• אין ביישום מסלול קליטה לבקשות פרטיות: לא נוצרת רשומת בקשה, מסך בקשות הפרטיות מציג תמיד מצב ריק, ואין מדידה של זמן תגובה. סעיפים 4.2 ו-11.2.
• המאגר מסווג כמאגר המנוהל בידי יחיד, ואין בו בקרות נוספות למידע בעל רגישות מיוחדת. סעיף 3.4.
• אין פעולה שמוחקת סביבת עבודה שלמה, ואין ייצוא מרוכז של כל תוכן הסביבה. סעיפים 5.2 ו-5.3.
• אין הגבלת גישה למצגת מסוימת בתוך סביבת עבודה. סעיף 4.3.
• אין יומן גישה שהארגון יכול לקרוא, ופתיחת מצגת אינה נרשמת. סעיפים 6.3 ו-12.3.
• מסירת ההתראות התפעוליות אינה ודאית: התראה חמורה נשלחת בדואר, התראה שסיווגה אזהרה אינה נשלחת בדואר כלל, ושירות ניטור תקלות אינו מופעל. המנגנון גם אינו מזהה חדירה או עיון בלתי מורשה. סעיפים 6.3 ו-10.1.
• מחיקה אינה מסירה מידע מהגיבוי היומי של ספק בסיס הנתונים עד שהגיבוי פג. סעיפים 5.5 ו-6.3.
• ההתחייבויות החוזרות שבנספח הזה, ובראשן הדיווח השנתי, אינן נתמכות בשום מנגנון במוצר: אין יומן מועדים, אין תזכורת, ואין רישום של אילו ספקי משנה נמסרו לאיזה ארגון. סעיפים 5.4, 6.4, 8.4, 10.2 ו-12.3.

14. תוקף, שינויים ודין

14.1 תוקף

הנספח חל על ארגון שרכש מסלול צוות או מסלול עסקי, מהרגע שהוא מעלה לשירות מידע אישי על אנשים שאינם חברי סביבת העבודה, כאמור בסעיף 1.1, וכל עוד מידע כזה קיים בשירות. ארגון שאינו מעלה מידע כזה אינו נדרש לו. השאלה אם הנספח מצורף להתקשרות בכלל נקבעת לפי סעיף 1.1; משצורף, הוא חלק מההתקשרות מהיום הראשון.

14.2 שינויים

שינוי מהותי בנספח הזה יימסר לארגון בכתב מראש. ארגון שאינו מסכים לשינוי רשאי לסיים את ההתקשרות בלי קנס. ההודעה על שינוי בספק משנה נמסרת לפי סעיף 8.4.

14.3 אחריות ודין

הנספח הזה אינו מוסיף פטור מאחריות ואינו מגביל אחריות שהדין מטיל. הוא אינו גורע מזכות שהדין מקנה לארגון או לאדם שהמידע עליו.